1. דקה לפני שמתחילים

הגיעו 30 דקות לפני הזמן והסתובבו בחדר, הכירו את המרחב, סדרו את הכסאות של המשתתפים באופן המיטבי עבורכם. סיימו עם כל ההכנות הטכניות של הציוד והעזרים לפני תחילת המצגת. בידקו שגם במקום המרוחק ביותר רואים בבירור את המצגת אם לא בקשו מהקהל לשבת קרוב. פעולות אלה יגבירו את הבטחון העצמי שלכם ויעזרו לכם להתחיל בדיוק בזמן.

2. הראו את התשוקה שלכם

תיכנון ועיצוב המסר הם חשובים מאוד אך החשוב ביותר הוא אופן הצגת המסר. הראו התלהבות ואמונה בנושא עליו אתם מדברים. זיכרו שהדרך הקלה ביותר לגרום לקהל להאמין לכם היא האמת, הראו לכולם עד כמה אתם מאמינים במסר שלכם. אל תתביישו ואל תחסמו את עצמכם, תנו לאופי האמיתי שלכם לצאת והקהל יאהב אתכם.

3. התחילו בפתיחה חזקה

הרושם הראשוני הוא החשוב ביותר. ברשותכם 2-3 דקות להרשים את הקהל שלכם. הקהל רוצה לאהוב אתכם, ולכם חלון הזדמנות קצר בתחילת המצגת לגרום לזה לקרות. הרבה דוברים מפספסים את החשיבות של הדקות הראשונות ומבזבזים אותם על הסברים על מנהלה או היסטוריה מקצועית ודיבורי סרק אחרים. אל תתחילו בהתנצלות, אלה אם כן עשיתם טעות רצינית ביותר. בפתיחת המצגת הריכוז של הקהל שלכם הוא בשיאו, נצלו זמן זה בתבונה ודאגו לספר לקהל מהן התועלות שיקבלו במהלך המצגת וכיצד אתם תתרמו להם.

4. קצרו ככל האפשר

מאוד קשה לשבת בצורה פאסיבית ולהתרכז לאוך זמן. התודעה של אנשים היום מוסחת בקלות ע”י טלפון סלולרי, מחשבות על עומס עבודה, זוגיות, ילדים ודברים אחרים שאינם קשורים להרצאה. לכן נסו לקצר ככל האפשר ואף לסיים לפני הזמן, אם תוכננו 40 דקות להרצאה, נסו לסיים ב 30 דקות. כבדו את הזמן של הקהל שלכם וסיימו בזמן, אתם לא רוצים שהוא יהיה בתחושה של “די, שמעתי מספיק”.

5. השתמשו בשלט רחוק

השתמשו בשלט רחוק לשם שליטה במצגת. בעזרת השלט ניתן להעביר שקפים, להחשיך את המסך ולהשתמש במכוון לייזר. שלט רחוק הוא הכרחי לכל מציג מקצועי, ללא שלט אתם תהיו מחוייבים להישאר קרוב למחשב ורחוק מהקהל. השלט יאפשר לכם להתרחק מהפודיום במקרה ואתם על במה.

6. התרחקו מהעמדה

אם אתם מציגים על במה עליה יש עמדה למציג (פודיום), התרחקו ממנה והתקרבו לקהל. הפודיום מהווה מחסום ביניכם, אם אתם רוצים שהם יסמכו עליכם ויקשיבו למסר שלכם התקרבו לקהל ליצירת חיבור אישי ורגשי. בכדי לפתור בעיית מרחק, זוזו בחדר ונסו להתקרב לכל אחד בקהל, התרחקות מהפודיום תעזור ביצירת קשר עין ובריכוז תשומת הלב אליכם ולמסר.

7. השתמשו בהחשכת מסך

יש לתוכנת פאוורפויינט פונקציה מצויינת בה בלחיצה על “B” במקלדת המסך מוחשך (B=Black). כדאי מאוד להשתמש בה כאשר אתם רוצים שרוב הקשב והעיניים של המשתתפים יופנו אליכם, כאשר תסיימו את מה שרציתם לומר תוכלו ללחוץ שוב על “B” והמצגת תופיע שוב. פונקציה זו פעילה גם דרך השלט הרחוק. במקרה שחדר מוחשך או במקרה שתרצו להתשמש בלוח עליו המקרן מקרין תוכלו ללחוץ על “W” והמקרן יציג מסך לבן שיאיר את הלוח (W=White).

8. השאירו את האורות דולקים

מאוד מפתה לכבות את האורות משום שכך רואים טוב יותר את המצגת, אך זיכרו המצגת היא לא הכוכב של ההצגה אלה אתם, לכן השאירו את האורות דולקים. האופציה הטובה ביותר היא להחשיך רק את התאורה שליד המקרן, בעוד תאורה החדר נשארת מופעלת. הפעילו שיקול דעת ודאגו שהחדר יהיה מואר יותר מחשוך. חדר חשוך יעזור לקהל להרדם וזו לא המטרה שלכם.

9. השתמשו בטלוויזיה שטוחה לקבוצות קטנות

אופציה זו עדיפה יותר על מקרן, האיכות והבהירות לרוב גבוהה יותר והחדר יכול להישאר מואר. כיום ניתן בקלות לחבר את רוב המחשבים למסכי הטלוויזיה, עדיף להשתמש בחיבור HDMI שהוא החיבור האיכותי ביותר, אם חיבור זה לא זמין החלופות הן: S-VIDEO / DVI / VGA.

10. הקשבה פעילה

מציגים מעולים הם בעלי יכולת הקשבה יוצאת דופן. הקשבה תעזור לכם להבין אם הקהל מבין את המסר שלכם והאם הוא חשוב לו. הקשבה היא לא שמיעה, שמיעה היא רק החלק הראשון, הקשבה היא הבנת המשמעות של מה שנאמר. הקשבה פעילה תעזור לכם להבין כיצד הצד השני מרגיש. כאשר שואלים אתכם שאלה, הקשיבו עד הסוף, אל תפריעו לאדם מולכם באמצע המשפט.

הקשיבו בקשב “נקי” ולא שיפוטי. התרכזו בפונה אליכם ואל תחלמו בהקיץ או תהיו עסוקים במחשבות שלכם. תנו לצד השני להתבטא בחופשיות ואל תשתלטו על השיחה. נסו להרגיש את האדם מולכם ולשמוע את מה שלא נאמר במילים. הקשבה היא כלי התקשורת החזק ביותר שלכם – השתמשו ופתחו אותו.

11. היו אדיבים, נעימים ומקצועיים

כאשר משתתף שואל אתכם שאלה, הקשיבו בקשב רב עד שהוא מסיים והודו לו על השאלה. גם אם מישהו לא מסכים אתכם או מקשה עליכם, שימרו על קור רוח והוויה נעימה. דובר מקצועי לא יאבד את שלוות הרוח שלו בתלות הנסיבות. המוניטין שלכם כדוברים תלוי בזה, שימרו על הוויה נינוחה, אדיבה ומקצועית לאורך כל ההרצאה ובלי תלות בנסיבות, גם אם הן קהל קשה. רוב השאלות שישאלו אתכם נובעות מעניין אמיתי בנושא ולא מיועדות להפריע או מכוונות נגדכם. שאלה לא אומרת שלא הסברתם טוב אלה היא אומרת שהקהל מאוד מעוניין להבין את הנושא.

12. עשו שימוש בקול

הקול שלכם הוא אתם. היכרות קרובה איתו תעניק לכם כוח, סמכות ויכולת שיכנוע רק באמצעות שימוש נכון בו. אנו סומכים על הקול שלנו ככלי מרכזי בחיינו, במיוחד בחיינו העסקיים, בזמן דיבור בפגישות, הצגת מצגות, שיחת מסדרון, שיחה בטלפון, יחד עם זאת נדיר שמישהו יקח קורס לשיפור הקול ומציאת הפוטנציאל המלא שלו. לקול יש עוצמה, טון, גובה וקצב.

עוצמה, המטרה היא שישמעו אתכם מבלי שתצעקו. דובר טוב יעשה שימוש בעוצמות שונות, ידבר חלש במהלך המצגת ויגביר את קולו כדי לסכם ולהדגיש נקודה חשובה. השתדלו לא לדבר בקול מונוטוני. טון, יש קול מפחיד ויש קול מלטף, יש קול מצחיק ויש קול עדין. דאגו שיהיה נעים לשמוע אתכם. המפתח הוא שליטה במגוון רחב של קולות, יכולת זו עוזרת להחזיק בקשב של הקהל. קצב, קצב הוא הזמן בוא שומעים מילה שלמה. דיבור מהיר יגרום למילים להתקצר ודיבור איטי יגרום למילים להתארך, דובר טוב ישחק עם הקצב כדי לעורר עניין.

13. עשו שימוש בגוף

הכלי הגדול ביותר שעומד לרשותכם בזמן דיבור מול קהל הוא אתם עצמכם, מה שתעשו באופן פיסי מול הקהל ישפיע בצורה דרמטית על המסר. הגוף שלכם מתקשר גם שאתם לא מדברים, והקהל לא רק מקשיב לכם אלה גם מסתכל עליכם. לעמוד בריפיון כתפיים וללכת ברישול ישדר על אי אכפתיות, למרות שאולי אכפת לכם מאוד. מצד שני עמידה יציבה וזקופה תראה להם שאתם קשובים, נגישים ורציניים.

חייכו, חיוך הוא הדרך הטובה ביותר לשבור את הקרח ולשדר אושר והנאה, חיוך משדר חברותיות, חום, אהבה ויוצר חיבה מיידית. חייכו לעיתים קרובות ותיתפסו בעיני הקהל שלכם כחביבים, נעימים, חברותיים ויהיה להם קל להתחבר אליכם. חיוך הוא מדבק, אם תחייכו גם הקהל שלכם יחייך, כאשר זה יקרה הם ירגישו נינוחים וירצו להקשיב למסר שלכם.

צרו קשר עין עם כל המשתתפים, כל פעם הביטו למשתתף אחר בעיניים למספר שניות, זה יוצר חיבור מאוד חזק. קשר עין יוצר חיבור אישי ומראה שאתם מתעניינים באחר, קשר עין מגביר את האמינות של המציג ויוצר במקשיב עניין, דאגה ואיכפתיות. נועו בחלל והתקרבו לקהל שלכם, יצירת קרבה תעזור לכם ביצירת קשר עין. אף פעם אל תפנו גב לקהל, זו הדרך הבטוחה שלכם “לאבד” אותו.

עשו שימוש בידיים, אם לא תשתמשו בידיים בכלל תתפסו כמשעממים וקשיחים. דובר טוב ישתמש בידיים לחיזוק המסר והעברתו בצורה חיה ומעניינת.

הראו במיטבכם, לבוש מרושל ישדר חוסר מקצועיות, לעומת זאת אם תתלבשו כאילו אתם יוצאים לחתונה של חבר קרוב, תתפסו בעיני הקהל כרציניים. זיכרו, שאתם נראים טוב אתם גם מרגישים טוב.

 

לטיפים נוספים הקליקו על השלב הרצוי:

1. פשטות

תוכנת פאוורפוינט תוכננה להקל על הצגת מסרים ויזואלים בכדי לתמוך במציג וככלי עזר עבורו. השקפים במצגת לא יועדו מעולם להיות הכוכבים בהצגה, אנשים באים לשמוע אתכם, הם מצפים שתרגשו אותם או שתתנו להם ידע בעל ערך משמעותי עבורם.

אל תפריעו לעצמכם ולמסר שלכם עם שקפים עמוסים ומסובכים המכילים מידע מיותר. השקפים שלכם אמורים להכיל הרבה אזורים ריקים, אל תרגישו צורך למלא חללים בצבע, טקסטורה ולוגו או מידע נוסף שלא ממש תורם להבנה. האפקט הוויזואלי גדל ככל שהשקף נקי ופחות עמוס.

2. הגבילו את הכתוב למינימום

מצגת טובה מכילה קצת מלל ואפילו ללא מילים. זה נשמע קיצוני אבל זה נכון, מצגת טובה היא חסרת משמעות ללא הדובר. המצגת עוזרת לסיפור שלכם ולא הופכת אתכם למיותרים. מצגת טובה היא חסרת ערך בלעדיכם. מומלץ שתכינו מסמך נפרד המסכם את הנקודות והתובנות העיקריות של המצגת שלכם, זה מסמך שתוכלו לתת לכל המשתתפים ולא עותק של השקפים. אם תכינו מסמך כזה לא תרגישו צורך למלא את המצגת בטקסט מיותר.

להלן דוגמאות לשקפים עמוסים:

 

 

 

 

 

ודוגמאות לשקפים פחות עמוסים:

 

 

 

 

ואלו הם השקפים הטובים יותר:

 

 

 

 

 

  3. הגבילו שימוש במעברים ואנימציות

בתוכנת פאוורפוינט יש אופציה לשימוש באנימציות לשם הדגשת נקודות, הצגה חלקית של טקסט או מעבר בין שקפים. עשו באנימציות שימוש מינימלי, השתמשו במעברים פשוטים ולא באפקטיבים מתוחכמים שלרוב גוזלים זמן ותשומת לב. הקהל שלכם ישתעמם מהר אם הוא יצטרך לצפות באנימציה שחוזרת על עצמה שוב ושוב… אל תשתמשו ביותר משני אפקטים לאורך המצגת ואל תשתמשו באפקטים בכל שקף.

4. השתמשו בגרפיקה באיכות גבוהה

השתמשו בגרפיקה ובתמונות באיכות גבוהה. תוכלו לצלם תמונות איכותיות בעצמכם או לרכוש אותם ברשת. אל תשתמשו בתמונות ברזולוציה נמוכה, לרוב צריך למתוח אותם לגודל הרצוי והתוצאה לא נראית טוב. אל תשתמשו בתמונות מתוכנת פאוורפויינט, קרוב לוודאי שהקהל ראה אותן כבר המון פעמים. נסו לא להשתמש באיורים נדושים ולא איכותיים הם יכולים לרמוז באופן עקיף על חוסר מקצועיות.

זה הרבה יותר קל ממה שזה נשמע, פשוט הפעילו שיקול דעת בריא. איזה שקף יותר מוצלח לדעתכם ? למה? איפה היה שימוש מוצלח יותר בתמונות ?

 

 

 

 

 

כדאי להשתמש בתמונות של אנשים בשקפים, זה יוצר אצל המשתתפים חיבור רגשי. אפשר להשתמש בפוטושופ או כל עורך תמונות כדי לטשטש את החיבור בין התמונה לרקע עליו כתוב הטקסט, להלן כמה דוגמאות:

 

 

 

 

 

5. השתמשו בתבנית נושא (Theme)

תבנית אחידה לאורך כל המצגת עוזרת לאחידות המסר, מצד שני כולם כבר ראו ומכירים את התבניות של תוכנת פאוורפויינט. הקהל שלכם מצפה למשהו מיוחד וחדש שלא ראה בעבר, אחרת למה הם מקשיבים לכם? שימוש בתבניות מוכנות מראש ישקף מסר פשוט וסטנדרטי שנארז מראש. פתרון קל הוא יצירת תבניות חדשות שישרתו את המסר שלכם בצורה מיטבית. לאחר שתכינו אותם פעם אחת תוכלו לשמור אותם כתבניות עיצוב (pot.) כך תוכלו להשתמש בתבנית שוב ושוב בכל פעם שתכינו מצגת. ניתן גם לרכוש ברשת בעבור תשלום סמלי תבניות מקצועיות.

6. שימוש נכון בתרשימים

תמיד נסו להשתמש במינימום נתונים ההכרחי, מציגים לרוב מעמיסים נתונים לא הכרחיים לתרשימים ובכך מעמיסים על הקהל ומקשים על ההבנה.

תרשים עוגה

– משמש להצגת אחוזים.

– נסו להציג 7-4 פלחים והבליטו כל פלח באמצעות צבע.

– מומלץ לשלוף החוצה את הפלח החשוב ביותר.

 

תרשים עמודות אנכי 

 – משמש להצגת שינוי כמויות לאורך זמן. 

 – מומלץ להציג בין 8-4 עמודות.

– מהתרשים ניתן להבין שהרבעון הרביעי היה הכי מוצלח.

 

 

תרשים עמודות אופקי

– משמש להשוויית כמויות.

– מהתרשים ניתן לראות שהיצוא לקנדה הוא הגבוה ביותר.

 

 

תרשים קווי

– משמש בעיקר להציג מגמה.

– מהתרשים ניתן לראות שמכירות ה- iPod גדלות מרבעון לרבעון.

 

 

טבלאות

מומלץ לוותר לחלוטין על שימוש בטבלאות, הן מציגות לרוב מספרים של כמויות וזה פחות מושך לעין מאפקט תרשימי. במקום טבלה השתמשו בתרשים עמודות אנכי. ראו את ההבדל בדוגמא משמאל בה מופיעים תרשים + טבלה. מה יותר מרשים לדעתכם ?  התרשים העליון או הטבלה התחתונה ? (הם מציגים את אותם מספרים בדיוק)

תרשים עמודות אנכי מציג כמויות בצורה מצויינת ולכן תמיד עדיף על טבלה.

 

7. השתמשו בצבע

הוכח במחקרים שצבע מעורר רגש, וצבע נכון יכול לעזור לשכנע ולתת מוטיבציה. שימוש בצבע מקל על למידה של חומר חדש. אפשר לחלק את הצבעים לשתי קבוצות: צבעים קרים כמו כחול וירוק וצבעים חמים כמו כתום ואדום. צבעים קרים מתאימים יותר לרקע במצגת (החלק האחורי) וצבעים חמים לטקסט (החלק הקדמי). זו הסיבה שהתבנית הבסיסית בפאוורפוינט היא רקע כחול וטקסט צהוב.

אם אתם מתכוונים להציג בחדר חשוך אז רקע כחול, כחול כהה  או אפור וטקסט חם בצבע בהיר או אפילו לבן יעבדו מצויין. לעומת זאת אם אתם מציגים בחדר מואר אז רקע לבן וטקסט כהה יעבדו טוב.

8. בחרו פונט נכון

ראשית יש להשתמש באותו פונט לאורך כל המצגת, ניתן לשחק עם מילים מודגשות ומילים רגילות אבל באותו הפונט (לדוגמה Arial & Arial Bold). שנית, דעו להבדיל בין פונט שהוא Serif לבין פונט שהוא  Sans Serif. פונטים ממשפחת ה – Serif נועדו לשמש מסמכים עם הרבה טקסט כגון ספרים בהם גודל הטקסט קטן וזאת מהסיבה הפשוטה שקל לקרוא פונט זה.

פונטים ממשפחת ה – Serif קלים לקריאה כי מוצמדים להם קווים קטנים בסיומות (ראו דוגמה בתמונה משמאל). לעומת זאת במצגות כאשר משתמשים במקרן, פונטים אלה לא נראים טוב עקב רזולוציה נמוכה. לכן אל תשתמשו בפונט מסוג Serif במצגת, דוגמה קלאסית לפונטים ממשפחת ה Serif הם: Georgia, Times New Roman.

במצגות רצוי להשתמש בפונט Sans Serif (פונט ללא סיומות), משמעות המילה  Sans היא “ללא”. הפונט הפופולרי ביותר הוא Arial מומלץ להשתמש בו במצגות. באיזה גודל להשתמש? המינימום המומלץ הוא 24, ויחד עם זאת חישבו על האדם היושב בחלקו המרוחק של החדר, כך שגם הוא יוכל לקרוא את הכתוב. אופציות נוספות לפונט Sans Serif הן: Verdana, Thaoma, Helvetica.

9. השתמשו בוידאו או בסאונד

קטע וידאו קצר ורלוונטי למסר יכול להיות מאוד אפקטיבי ומשמעותי. בתוכנת פאוורפויינט ניתן להציג וידאו בתוך השקף מבלי לצאת מהמצגת. שימוש בוידאו יעורר את הקהל שלכם כי החלפתם ערוץ תקשורת מולם, קודם הם שמעו אתכם וצפו במצגת, כעת הם צופים בוידאו ומקשיבים לסאונד. דאגו מראש לרמקולים טובים במיוחד אם החלל גדול ותרצו שכולם ישמעו היטב. וידאו הוא כלי מצויין, השתמשו בו בתבונה.

 

10. צפו בתמונה הגדולה

קיימת אופציה בפאוורפויינט לצאת ממצב ראייה של שקף ולראות את כל השקפים במצגת (Slide Sorter). זה נראה כמו הדוגמא בצד שמאל, מצב צפייה זה יאפשר לכם לראות את כל המצגת במבט אחד, תוכלו לבחון את רציפות השקפים והאם הם מתאימים לסדר הלוגי הנכון.

במידה והסדר אינו נכון לכם, תוכלו לסדר את השקפים מחדש ע”י גרירה שלהם למקום הרצוי, תוכלו גם לזהות שקף עמוס ולהחליט אולי לפצל אותו לשני שקפים, אולי אף תראו שקפים המעבירים את אותו מסר ותחליטו למחוק אחד מהם.

 

 

 

 

לטיפים נוספים הקליקו על השלב הרצוי:

 

1. חישבו על המטרה

לפני כתיבת המצגת חישבו טוב. מהי מטרת המצגת? מהי המטרה שלשמה אתם מדברים? למה נבחרתם אתם להיות הדוברים? מה הקהל מצפה לקבל? מה הייתם רוצים שהם יזכרו בסוף ההרצאה? זכרו, מטרת ההרצאה היא אינה רק העברת מידע, שכן אם העברת מידע היא הסיבה היחידה הקהל פשוט יכול היה לקרוא מסמך מסכם או דו”ח בנושא.

2. הכירו את קהל היעד

לפני הכנת המצגת, שאלו את השאלות הבאות כדי להיות מציגים מעולים לקהל שלכם:

• מי הקהל שלי? מה הרקע שלהם? מה הידע המוקדם שלהם בנושא עליו תדברו?
• מה מטרת ההרצאה? לרתק? לעורר השראה? למכור? לתת מידע פרקטי? לשתף באסטראטגיות?
• למה אתם התבקשתם להציג? מה ציפיות הקהל מכם?
• היכן תהיה ההרצאה? בררו את כל הפרטים והלוגיסטיקה, האם החדר מתאים לכמות המשתתפים?
• מתי תהיה ההרצאה? האם יש לכם מספיק זמן להתכונן? באיזה שעה ביום? יש עוד מציגים? מה סדר המציגים? באיזה יום בשבוע?

3. הכינו תוכן איכותי

גם אם אתם דוברים מקצועיים ועושים שימוש בעזרים מצויינים, במידה והתוכן אינו מבוסס על עובדות מוצקות, המצגת לא תהיה מוצלחת. הכנה טובה מתחילה בתוכן איכותי מבוסס וממוקד התואם לקהל היעד. תוכן טוב מבוסס על עובדות, סטטיסטיקות ומספרים. למרות שתוכן הוא חשוב ביותר, עודף עובדות ומספרים יגרמו לקהל שלכם ללכת לאיבוד. אל תיפלו בפח ותחשבו שבכדי להרשים את הקהל וכדי שהוא יבין אתם צריכים לספר להם “הכל” – זאת טעות קריטית, ברוב המקרים שיש עודף מידע אנשים מאבדים את חוט המחשבה והקשב שלהם. זיכרו – יש רק כמות מסויימת של מידע שאנשים יכולים לספוג בזמן נתון. מה שמביא אותנו לנושא הבא – פשטות.

4. פשטות – KISS

Keep It Simple Stupid, פשוט זה לא טיפשי, זה ההפך הגמור. יש צורך לארוז את המסר שלכם בפשטות ובחכמה, והקהל שלכם יאהב אתכם על כך. פשטות היא לא קלה, היא דורשת סינון המידע ובחירה מה חשוב ומה לא. השאלה החשובה ביותר בשלב זה היא: מהי מהות המסר ?

תרגיל בפשטות : “מה 3 הדברים שתרצו שהקהל יזכור מההרצאה? ”

1._________________________________

2._________________________________

3._________________________________

5. סידור התכנים

התחילו בתמונה הגדולה – ללא בניית מצגת. רשמו במחברת/לוח או מחשב את הסדר הלוגי של ההרצאה. לכל נושא פרטו רעיונות מרכזיים. זה תהליך בו אתם בונים את סיפור המצגת שלכם, תהליך זה עוזר ליצירתיות ובו מתגלה התמונה הגדולה. זו הדרך המהירה ביותר לסדר ולמקד בראש את המסר הכללי, השלבים ונקודות המפתח.

6. מבנה ברור ולוגי

ללא מבנה ברור ולוגי המצגת תכשל. אם ביצעתם את השלב הקודם כראוי, הסדר כבר כתוב לכם, אתם ממש יכולים לדמיין את רציפות ההרצאה. התבוננו ודמיינו את רציפות ההרצאה, האם הסדר ברור ולוגי? לקהל חייב להיות ברור בכל שלב ושלב איפה הם נמצאים בתהליך. אם לא יהיה סדר לוגי והגיוני, תאבדו את הקהל עקב חוסר מיקוד.

7. מה התועלות של המסר?

בכל שלב התכנון ביחנו מהן התועלות של המסר עבור הקהל, מה הם ירוויחו אם יקשיבו לכם? מה הרלוונטיות של המסר שלכם עבורם? אם אין לכם תשובה טובה, כנראה שהמידע הספציפי עליו אתם חושבים כרגע מיותר ועדיף שלא תכללו אותו במצגת.

8. האם אתם עוברים את מבחן נאום המעלית ?

תוכלו לבדוק את בהירות המסר שלכם באמצעות מבחן נאום המעלית. דמיינו לכם שאתם בעלי חברת סטארטאפ המחפשת גיוס משקיע, במקרה נכנס למעלית שאתם נמצאים בה משקיע פוטנציאלי כגון ביל גייטס. יש לכם פחות מדקה על מנת לגרום לו להתעניין בכם בכדי שתחליפו כרטיסי ביקור בתום הנסיעה מחוץ למעלית. נאום המעלית צריך להכיל תקציר תמציתי המסביר מי אתם, מהי מומחיותכם, על איזה צורך היא עונה ומה מיוחד בכם בהשוואה למתחרים.

בהקשר להרצאה שלכם, דמיינו שפתאום אמרו לכם שיש לכם רק 15 דקות להציג ולא 45 דקות כמו שתכננתם. האם תצליחו להעביר את המסר? יותר מזה – האם תוכלו לסכם את המסר שלכם במשפט אחד? אם התשובה היא לא, עצרו חישבו שוב, זקקו את מהות המסר שאתם רוצים להעביר ועשו זאת לפני שאתם ניגשים להכין את המצגת.

9. שלבו סיפור טוב

מצגות טובות מכילות סיפורים. מציגים מעולים משתמשים בסיפורים אישיים ליצירת חיבור רגשי. הדרך הקלה ביותר לתאר רעיון מורכב היא דרך דוגמא או סיפור שמוסר ההשכל שלו מציג את הרעיון המדובר. לקהל שלכם קל לזכור סיפור, אם תרצו שהם יזכרו את הסיפור שלכם מיצאו את הדרך לעשות את הסיפור בלתי נשכח עבורם. נסו למצוא סיפורים טובים, קצרים ומעניינים התומכים במסר.

חשבו על המצגת שלכם כולה כעל הזדמנות לספר סיפור. המבנה של סיפור טוב הוא: התחלה מעניינת ופרובוקטיבית, תוכן מעורר ומסקרן, סיום בעל מסקנה לוגית ברורה. ישנן הרבה מצגות מאוד בינוניות באיכות החומר אך בזכות העובדה שהמציג הוא אמן ביכולתו לספר סיפור רלוונטי לנושא, המסר מועבר בהצלחה ובצורה מעניינת. הקהל צריך לשמוע ו”לראות” בדימיונו את המסקנה מהסיפור.

10. ביטחון עצמי

ככל שתכירו את החומר טוב יותר כך יגדל בטחונכם העצמי, דעו אותו בעל-פה וביטחונכם העצמי יהיה גבוה. אם לקחתם את הזמן לבנות סדר לוגי נכון למצגת ועיצבתם חומרים איכותיים המתאימים לנושא, יש פחות ממה לדאוג. תרגלו את המצגת עם מחשב ומקרן וקהל ידידותי (כמה שיותר קרוב לתרחיש האמיתי) והחשש שלכם יתמוגג כמעט לגמרי, אנחנו חוששים מהלא ידוע, אם תדעו את הסדר בעל-פה וגם תתכוננו מראש לשאלות אפשריות מהקהל אז תפחיתו למינימום את הלא ידוע. פעולות אלו מורידות חרדה ולחץ, וברגע שעוצמתם נחלשת, באופן טבעי הבטחון העצמי גובר.

 

לטיפים נוספים הקליקו על השלב הרצוי: