1. חישבו על המטרה

לפני כתיבת המצגת חישבו טוב. מהי מטרת המצגת? מהי המטרה שלשמה אתם מדברים? למה נבחרתם אתם להיות הדוברים? מה הקהל מצפה לקבל? מה הייתם רוצים שהם יזכרו בסוף ההרצאה? זכרו, מטרת ההרצאה היא אינה רק העברת מידע, שכן אם העברת מידע היא הסיבה היחידה הקהל פשוט יכול היה לקרוא מסמך מסכם או דו”ח בנושא.

2. הכירו את קהל היעד

לפני הכנת המצגת, שאלו את השאלות הבאות כדי להיות מציגים מעולים לקהל שלכם:

• מי הקהל שלי? מה הרקע שלהם? מה הידע המוקדם שלהם בנושא עליו תדברו?
• מה מטרת ההרצאה? לרתק? לעורר השראה? למכור? לתת מידע פרקטי? לשתף באסטראטגיות?
• למה אתם התבקשתם להציג? מה ציפיות הקהל מכם?
• היכן תהיה ההרצאה? בררו את כל הפרטים והלוגיסטיקה, האם החדר מתאים לכמות המשתתפים?
• מתי תהיה ההרצאה? האם יש לכם מספיק זמן להתכונן? באיזה שעה ביום? יש עוד מציגים? מה סדר המציגים? באיזה יום בשבוע?

3. הכינו תוכן איכותי

גם אם אתם דוברים מקצועיים ועושים שימוש בעזרים מצויינים, במידה והתוכן אינו מבוסס על עובדות מוצקות, המצגת לא תהיה מוצלחת. הכנה טובה מתחילה בתוכן איכותי מבוסס וממוקד התואם לקהל היעד. תוכן טוב מבוסס על עובדות, סטטיסטיקות ומספרים. למרות שתוכן הוא חשוב ביותר, עודף עובדות ומספרים יגרמו לקהל שלכם ללכת לאיבוד. אל תיפלו בפח ותחשבו שבכדי להרשים את הקהל וכדי שהוא יבין אתם צריכים לספר להם “הכל” – זאת טעות קריטית, ברוב המקרים שיש עודף מידע אנשים מאבדים את חוט המחשבה והקשב שלהם. זיכרו – יש רק כמות מסויימת של מידע שאנשים יכולים לספוג בזמן נתון. מה שמביא אותנו לנושא הבא – פשטות.

4. פשטות – KISS

Keep It Simple Stupid, פשוט זה לא טיפשי, זה ההפך הגמור. יש צורך לארוז את המסר שלכם בפשטות ובחכמה, והקהל שלכם יאהב אתכם על כך. פשטות היא לא קלה, היא דורשת סינון המידע ובחירה מה חשוב ומה לא. השאלה החשובה ביותר בשלב זה היא: מהי מהות המסר ?

תרגיל בפשטות : “מה 3 הדברים שתרצו שהקהל יזכור מההרצאה? ”

1._________________________________

2._________________________________

3._________________________________

5. סידור התכנים

התחילו בתמונה הגדולה – ללא בניית מצגת. רשמו במחברת/לוח או מחשב את הסדר הלוגי של ההרצאה. לכל נושא פרטו רעיונות מרכזיים. זה תהליך בו אתם בונים את סיפור המצגת שלכם, תהליך זה עוזר ליצירתיות ובו מתגלה התמונה הגדולה. זו הדרך המהירה ביותר לסדר ולמקד בראש את המסר הכללי, השלבים ונקודות המפתח.

6. מבנה ברור ולוגי

ללא מבנה ברור ולוגי המצגת תכשל. אם ביצעתם את השלב הקודם כראוי, הסדר כבר כתוב לכם, אתם ממש יכולים לדמיין את רציפות ההרצאה. התבוננו ודמיינו את רציפות ההרצאה, האם הסדר ברור ולוגי? לקהל חייב להיות ברור בכל שלב ושלב איפה הם נמצאים בתהליך. אם לא יהיה סדר לוגי והגיוני, תאבדו את הקהל עקב חוסר מיקוד.

7. מה התועלות של המסר?

בכל שלב התכנון ביחנו מהן התועלות של המסר עבור הקהל, מה הם ירוויחו אם יקשיבו לכם? מה הרלוונטיות של המסר שלכם עבורם? אם אין לכם תשובה טובה, כנראה שהמידע הספציפי עליו אתם חושבים כרגע מיותר ועדיף שלא תכללו אותו במצגת.

8. האם אתם עוברים את מבחן נאום המעלית ?

תוכלו לבדוק את בהירות המסר שלכם באמצעות מבחן נאום המעלית. דמיינו לכם שאתם בעלי חברת סטארטאפ המחפשת גיוס משקיע, במקרה נכנס למעלית שאתם נמצאים בה משקיע פוטנציאלי כגון ביל גייטס. יש לכם פחות מדקה על מנת לגרום לו להתעניין בכם בכדי שתחליפו כרטיסי ביקור בתום הנסיעה מחוץ למעלית. נאום המעלית צריך להכיל תקציר תמציתי המסביר מי אתם, מהי מומחיותכם, על איזה צורך היא עונה ומה מיוחד בכם בהשוואה למתחרים.

בהקשר להרצאה שלכם, דמיינו שפתאום אמרו לכם שיש לכם רק 15 דקות להציג ולא 45 דקות כמו שתכננתם. האם תצליחו להעביר את המסר? יותר מזה – האם תוכלו לסכם את המסר שלכם במשפט אחד? אם התשובה היא לא, עצרו חישבו שוב, זקקו את מהות המסר שאתם רוצים להעביר ועשו זאת לפני שאתם ניגשים להכין את המצגת.

9. שלבו סיפור טוב

מצגות טובות מכילות סיפורים. מציגים מעולים משתמשים בסיפורים אישיים ליצירת חיבור רגשי. הדרך הקלה ביותר לתאר רעיון מורכב היא דרך דוגמא או סיפור שמוסר ההשכל שלו מציג את הרעיון המדובר. לקהל שלכם קל לזכור סיפור, אם תרצו שהם יזכרו את הסיפור שלכם מיצאו את הדרך לעשות את הסיפור בלתי נשכח עבורם. נסו למצוא סיפורים טובים, קצרים ומעניינים התומכים במסר.

חשבו על המצגת שלכם כולה כעל הזדמנות לספר סיפור. המבנה של סיפור טוב הוא: התחלה מעניינת ופרובוקטיבית, תוכן מעורר ומסקרן, סיום בעל מסקנה לוגית ברורה. ישנן הרבה מצגות מאוד בינוניות באיכות החומר אך בזכות העובדה שהמציג הוא אמן ביכולתו לספר סיפור רלוונטי לנושא, המסר מועבר בהצלחה ובצורה מעניינת. הקהל צריך לשמוע ו”לראות” בדימיונו את המסקנה מהסיפור.

10. ביטחון עצמי

ככל שתכירו את החומר טוב יותר כך יגדל בטחונכם העצמי, דעו אותו בעל-פה וביטחונכם העצמי יהיה גבוה. אם לקחתם את הזמן לבנות סדר לוגי נכון למצגת ועיצבתם חומרים איכותיים המתאימים לנושא, יש פחות ממה לדאוג. תרגלו את המצגת עם מחשב ומקרן וקהל ידידותי (כמה שיותר קרוב לתרחיש האמיתי) והחשש שלכם יתמוגג כמעט לגמרי, אנחנו חוששים מהלא ידוע, אם תדעו את הסדר בעל-פה וגם תתכוננו מראש לשאלות אפשריות מהקהל אז תפחיתו למינימום את הלא ידוע. פעולות אלו מורידות חרדה ולחץ, וברגע שעוצמתם נחלשת, באופן טבעי הבטחון העצמי גובר.

לטיפים נוספים הקליקו על השלב הרצוי: